Bojíte se dávat svým lidem zpětnou vazbu? Nevíte, zda chválit nebo ne, protože se bojíte, že to bude mít dopad na snížení jejich produktivity? Obáváte se jim dát kritickou zpětnou vazbu, abyste nevyvolali konflikt?
Ze statistik vyplývá, že celých 65% zaměstnanců by ocenilo častější zpětnou vazbu, 38% hlásí, že se v práci necítí dostatečně oceněni a 58% manažerů si myslí, že umí dobře dát zpětnou vazbu. Ve firmách, kde probíhá pravidelná zpětná vazba, klesla fluktuace zaměstnanců o celých 14,9%. (Zdroj: https://blog.hubspot.com/marketing/11-employee-feedback-statistics)
Přitom když dáte zaměstnanci konstruktivní zpětnou vazbu, dáváte mu tím najevo, že s ním v týmu počítáte, respektujete ho a záleží vám na tom, aby uspěl.
Pro dobré fungování týmu je oboustranná zpětná vazba nezbytná.
Pojďme si říci, jak by měla vypadat taková ideální zpětná vazba a jak se na ni připravit.
#1 – Pochvala se uděluje veřejně, kritizuje se mezi čtyřma očima
Jako konkrétní příklad uvádím ilustraci z knihy Radikální otevřenost od Kim Scott, kterou velmi doporučuji přečíst každému, kdo na sobě chce pracovat a rozvíjet se v oblasti komunikace.
#2 – Na rozhovor se včas připravte
Každý z nás je jedinečný a potřebuje jiný přístup. Snažte se proto jednat s každým individuálně. Projděte si všechny podklady, připravte si konkrétní příklady, které zpětnou vazbu dobře podpoří. Přípravu nepodceňte ani u pozitivního feedbacku, buďte co nejvíce konkrétní.
Z pochvaly “tvá prezentace se mi líbila” člověk nic moc nepozná. Ale když řeknete “na tvé prezentaci se mi líbily vizualizace a celkové flow informací”, může z toho aktér těžit i pro příště. V případě negativní zpětné vazby myslete na to, že kritizujete nějakou situaci/věc/vzorec chování, nikoli osobu jako takovou, to je podstatný rozdíl.
#3 – Vyčleňte si dostatečný časový prostor a zpětnou vazbu opakujte v pravidelných intervalech (měsíc, kvartál, půl roku)
Nejhorší je, když se v rámci zpětnovazebního rozhovoru neustále díváte na hodinky, případně pospícháte na další schůzku. Protistrana to může vyhodnotit jako neúctu, případně že vám za váš čas nestojí, to nedopusťte. A pokud náhodou podobná situace nastane, otevřeně to řekněte už na začátku sezení – např. “Karle, omlouvám se, nečekaně mi do našeho sezení vešlo neodkladné jednání s klientem, mám na tebe pouze 30 minut času. Jsi s tím v pohodě nebo to raději přesuneme na jiný termín?”.
#4 – V úvodu otočte role
Zahajte rozhovor otázkou, zda má zaměstnanec nějakou zpětnou vazbu pro vás, co funguje a co by naopak zlepšil. Dáte mu tím najevo, že vás zajímá i jeho názor. Může to pomoci celkovému uvolnění atmosféry a větší otevřenosti. A opravdu aktivně naslouchejte… tento blok je určen zaměstnanci, dejte mu prostor vyjádřit vše, co má na srdci a nemusíte na vše hledat argumenty. Prostě jen poslouchejte a zapisujte si.
#5 – Začněte pozitivně
Pochvalte zaměstnance za věci, které fungují a dělá je dobře. Odbouráte tak jeho počáteční pocit “všechno je špatně a mám problém”, což je bohužel častá reputace zpětnovazebních rozhovorů.
#6 – Jednejte s chladnou hlavou, racionálně, buďte otevření, upřímní, ale ohleduplní a vyvarujte se urážek
Zpětná vazba v afektu či rozčílení nikdy nepřinese očekávaný výsledek, že nás člověk pochopí a ze svých chyb se poučí a do příště vyvaruje. Vždy si v takové situaci představte, jak byste se cítili vy, kdyby byla daná situace obráceně.
#7 – Buďte konkrétní a objektivní
Nepřirovnávejte k ostatním. Každý z nás je jiný, má jiné silné stránky, přístup k práci a srovnávání s kolegy nepřinese nic dobrého. Ze života: Proč Tereza to umí udělat rychle a tobě to tak trvá? – tohle vynechte.
Vždy si připravte konkrétní příklady a situace, nevařte z vody.
#8 – Ujistěte se, zda vás člověk dobře chápe
“Rozumíš mi, co tím chci říct?” “Jak jsi pochopil, co jsem ti teď řekl/a?” Ptejte se. I když můžete mít pocit, že je vaše myšlenka zcela jasná, člověk naproti vám ji může pochopit úplně jinak.
#9 – Dejte protistraně prostor vyjádřit svůj názor a přijít s případným návrhem řešení
Chtějte slyšet, co si druhá strana myslí a co je připravena sama udělat pro nápravu. Ve chvíli, kdy zaměstnanec sám zhodnotí situaci a navrhne řešení, mnohem snáze si vezme daný cíl za vlastní a dosáhne ho, než když mu ho jen slepě nadiktujete.
#10 – Stanovte si termín dalšího sezení a dohodněte si cíle, které budou do příště splněny
I zpětná vazba by měla mít jasně danou formu, kterou se budete řídit. Četnost sezení je na uvážení, dle potřeby. Nejčastěji ve firmách probíhá na měsíční, kvartální, maximálně půl roční bázi, s jasnou definicí očekávání a přípravy do příště.
Plánujte vždy termínově, dejte schůzku do kalendáře, připravujte se a mějte na paměti, že zpětná vazba by měla přinést řešení oběma stranám. Pro přehledné shrnutí můžete využít i náš checklist ke zpětné vazbě.
